Általánosságban elmondható a Back office szervezeti egységéről, hogy a vállalatnak nem a kulcstevékenységét végzik, hanem a kulcstevékenység és az értékesítési munkafolyamatok működését biztosítják, illetve támogatják.
Back office jelentése
A magyarul háttérirodának is nevezett egységhez tartoznak azon vállalati folyamatok, amelyekkel közvetlenül nem találkozik a vásárló. Ezen folyamatok között említhető többek között az emberi erőforrás menedzsment, a könyvelés, az adminisztráció és az informatikai szolgáltatások.
Vállalati folyamatok felosztása
Általános szervezeti struktúrának tekinthető egy vállalat fehérgalléros munkafolyamatainak felosztása back office, middle office és front office területekre. Ezen rendszerezés szerint a front office munkatársak foglalkoznak közvetlenül a vevőkkel. Ide tartozik az értékesítés, az ügyfélszolgálat vagy éppen a tanácsadás. A back office ezzel szemben támogató funkciókkal bír, biztosítja a vállalat működését. Ezen két terület között helyezkedik el a többnyire csak pénzügyi szolgáltatóknál, befektetési bankoknál található middle office. Ez utóbbit az egyre bonyolultabb pénzügyi tranzakciók hívták életre, amelyek már megkövetelték egy önálló kockázatkezeléssel és pénzügyi tervezéssel foglalkozó részleg létrehozását is.
Miért fontos ez a szervezeti egység?
Habár a kívülállók számára alapvetően nem látható tevékenységet végeznek, ennek ellenére munkájuk kifejezetten fontos a vállalat hatékony és gördülékeny működése szempontjából. A terület munkatársai felelősek az adott vállalat működéséhez kapcsolódó összes üzleti funkció biztosításáért és zavartalan működéséért. Bár a fogyasztókkal nem kerülnek kapcsolatba, azonban a front office munkavállalóival rendszeresen egyeztetnek. A back office tevékenységek következtében tud a front a vevőre összepontosítani. Például egy gyártó vállalat esetében ez a szervezeti egység rendelkezik olyan ismeretekkel, mint a költségszerkezet vagy a készletstruktúra. Ezek ismerete gyakran elengedhetetlen az értékesítéshez kapcsolódó tárgyalások során, így válik egyértelművé a vállalaton belüli kommunikáció fontossága a két terület között.
Back office munkahelyek
Ebbe a kategóriába tartozó munkahelyek azok, melyek először kiszervezhetőek. Így területileg gyakran elkülönülnek akár a gyártási, akár az értékesítési tevékenységektől. Ezen munkakörök végezhetőek leginkább a távmunka keretein belül. Tehát egyrészt nagyobb veszélyben vannak a magas munkaerőköltségű országok back office munkatársai, másrészt azonban élvezhetik a rugalmas munkavégzés előnyeit.
Tipikusan ide tartozik az adminisztráció, a pénzügyi és számviteli, illetve jogi munkakörök, valamint a HR és az IT tevékenysége is.