Főkönyvi kivonat

A főkönyvi kivonat a vállalkozás által vezetett főkönyvi számlákból készített pénzügyi kimutatás. Célja a vállalat működése során keletkező pénzügyi tranzakciók nyilvántartása. A tranzakciók a főkönyvi számla típusa szerint vannak rendszerezve a főkönyvben.

Ilyen számlatípusok például a vállalati eszközök, a források, a bevétel, a költségek és a saját tőke. A könyvelésből a folyamatos információkat év közben aktuálisan a főkönyvi kivonat szolgáltatja, amely alapján értékelhetők a folyamatok, segítve az üzleti döntések meghozatalát.

A cégvezetők, cégtulajdonosok nem mindig élnek a főkönyvi kivonat lehetőségeivel, információival, elkészítése nem kötelező. A főkönyvi kivonat információkat ad az elmúlt időszak gazdasági eseményeiről, és alapul szolgál a jövőben döntésekhez. Így cégalapításnál – de a működés során is – fontos teendő a számlarend és a könyvelő által szolgáltatott főkönyvi kivonat tartalmának, részletezésének és gyakoriságának kialakítása.

Tartalma

A főkönyvi kivonat tartalmazza valamennyi megnyitott és vezetett főkönyvi számla számjelét és megnevezését növekvő számlaszám sorrendben, tartozik és követel forgalmát (növekedés és csökkenés forgalmát), valamint tartozik és követel egyenlegét (amely tartalmában pozitív, vagy negatív számot jelent).

Értékek nélkül egy főkönyvi kivonat általában az alábbi módon néz ki:

Főkönyvi számlaszámSzámla neveForgalomEgyenleg
TartozikKövetelTartozikKövetel
2.Áruk  
3.Vevők  
3.Pénztár  
3.Elszámolási betétszámla  
0-3.Eszközszámlák összesen  
4.Jegyzett tőke  
4.Eredménytartalék  
4.Adózott eredmény  
4.Rövid lejáratra kapott kölcsönök  
4.Szállítók  
4.Nyitó mérleg számla  
4.Forrásszámlák összesen  
1-4.Mérlegszámlák összesen  
8.ELÁBÉ  
8.Egyéb ráfordítások  
8.Pénzügyi műveletek ráfordításai  
9.Árbevétel  
9.Egyéb bevételek  
8-9.Eredményszámlák összesen  
1-9.Összesen  

A táblázatban az egymáshoz tartozó tartozik és követel oszlopok összegének meg kell egyeznie a kettős könyvelés szabályai alapján.

Miért szükséges a főkönyvi kivonat?

A főkönyvi számlák összegei nem csak a könyvviteli egyensúly szempontjából hasznosak. A főbb pénzügyi kimutatások, például a mérleg és az eredménykimutatás elkészítéséhez is felhasználhatók. Így a főkönyv vezetésével nyilvántarthatja a vállalat nyereségét, veszteségeit és általános pénzügyi helyzetét. A naprakész főkönyv segítségével még időben észrevehetők a szokatlan tranzakciók azelőtt, hogy komoly problémát okoznának. Egy vállalatnál a napi tranzakciók száma tucatnyitól több százig is terjedhet. Ellenőrzésük nélkül például előfordulhat az is, hogy nem veszik észre, hogy véletlenül felszámoltak egy kisebb összeget egy ismeretlen cikkért.

A főkönyv másik nagy előnye, hogy a valós bevételeket és költségeket mutatja, nem pedig becsült értékeket. A főkönyv pontos képet ad a vállalat pénzügyi helyzetéről, ezért jobban használható a költségek felügyeletére, mint egy sima költségvetés.