Az időbeli elhatárolás a számvitel eszköze melynek segítségével a pénzügyi kimutatásokban minden évhez azok a költségek és ráfordítások kerülnek elszámolásra, amelyek valóban az adott időszak gazdasági tevékenységéhez tartoztak, függetlenül a kifizetés időpontjától.
Időbeli elhatárolás jelentése
Olyan gazdasági események hatásait, amelyek két vagy több üzleti évet érintenek, az adott időszak bevételei és költségei között, olyan arányban kell elszámolni, ahogy az, az alapul szolgáló időszak és az elszámolási időszak között megoszlik. Tehát, minden bevétel, költség és ráfordítás annak az évnek az eredménykimutatásában kell, hogy megjelenjen, amelyik évre az valójában (arányosan, igazságosan) vonatkozik. Beszélhetünk aktív és passzív időbeli elhatárolás könyveléséről. Az előbbi állományba vétele növeli, az utóbbi elszámolása csökkenti az adott évi eredményt.
Aktív időbeli elhatárolás
Az aktív elhatárolás könyvelése növeli adott időszak tárgyeredményét. Megjelenési formája lehet a bevétel növekedése, vagy a költség-ráfordítás csökkentése. Itt mutatjuk ki vállalat olyan költségeit, ráfordításait, az adott üzleti év mérlegének fordulónapja előtt, amelyek csak a mérleg fordulópontját követő időszakra számolhatók el. Ilyen például az előre megfizetett bérleti díj, vagy szolgáltatási díj. Ezt át kell vinni a következő évre. Fel kell tüntetni azokat a bevételeket is, amelyek ugyan csak a mérleg fordulónapja utáni időszakban esedékesek, de a mérleggel lezárt időszakra vonatkoznak. Ilyen például a tárgyidőszak kamatkövetelése az adott kölcsön után, aminek a pénzügyi rendezését csak a következő tárgyévben rendeznénk, de előre elszámoljuk bevételként.
Például, ha erre az évre jár valamilyen bevétel (például kamat vagy bérleti díj), de az csak a következő évben fog befolyni, vagy kerül kiszámlázásra, ez a bevétel akkor is erre az évre jár. Tehát ebben az évben kell vele növelnem az eredményemet. Vagy, ha decemberben előfizetem a következő évi tagdíjat, azt még idén le kell könyvelnem. (Hiszen idén kifizettem és számlám is van róla.) De miután csak a következő évben fogom a tagság előnyeit élvezni, ezért a lekönyvelt költség nem maradhat itt. Emellett nem csökkentheti az idei eredményt. Ezt valahogy (időbeli elhatárolás segítségével) át kell tennem a következő évre.
Aktív időbeli elhatárolások nyilvántartása
Már az utolsó hónapok könyvelése során célszerű megjelölni azokat a bizonylatokat, amelyek nem a tárgyévet terhelő költségeket tartalmaznak, azaz az aktív időbeli elhatárolásokat. Ilyen lehet például az előre fizetett bérleti díj, a december 31-ig járó kamat, vagy a váltó követelés évi kamata. December 31-én összesítő nyilvántartás készül a bizonylatokról a főkönyvi könyvelés számára.
Passzív időbeli elhatárolás
A passzív időbeli elhatárolások a tárgyidőszaki eredményre csökkentő hatást gyakorolnak, hiszen csökkentik a tárgyév bevételeit vagy növelik annak költségeit. Tehát passzív időbeli elhatárolás megvalósulhat a bevételek csökkentésével, vagy a költségek és ráfordítások megfelelő növelésével.
Itt kell kimutatni a mérleg fordulónapja előtt befolyt elszámolt bevételt, amely a mérleg fordulónapja utáni időszak bevételét képezi. Például a befolyt bérleti díjakat, amelyek a következő évre vonatkoznak. Itt tüntetjük fel a mérleg fordulónapja előtti időszakot terhelő költségeket, amelyek csak a mérleg fordulónapja utáni időszakban merülnek fel. Például ide sorolhatók a felhasznált, de még ki nem fizetett közüzemi szolgáltatások díjai és tárgyévet terhelő hitelkamatok, melyeket a következő évben fizetünk. Ide tartoznak a halasztott bevételek is.
Passzív időbeli elhatárolások nyilvántartása
December 31-ei dátummal végig kell gondolni, milyen költségek, illetve bevételt csökkentő tételek vannak, amelyekről még nem érkezett számla, mégis ezt az évet terhelik. Ezekről készítünk egy összesítő bizonylatot a főkönyvi könyvelés számára.