Kontrolling

Általánosságban elmondható, hogy a kontrolling egy összetett vezetési alrendszer, amelynek feladatai közé tartozik a célmeghatározás segítése, a tervezés, a mérés, az eltéréselemzés és a beszámolás.

Kontrolling jelentése

A kifejezés az angol control szóból ered. Többféle meghatározása létezik, egy a bevezetőtől eltérő megközelítésben például a tervezés és a számvitel vezetési szempontból történő összekapcsolását, vagyis, a költség- és eredménymenedzsment tevékenységeket érthetjük alatta.

A kontrolling célja, hogy segítséget nyújtson a vezetői döntéshozatalban, azonban a döntés meghozatala már nem tartozik a hatáskörébe. Összességében tehát elmondható, hogy a kontrolling egy komplex vezetői funkció, amely egyaránt foglalkozik tervezéssel, koordinálással és ellenőrzéssel, ezáltal a vállalatirányítás egy fontos alrendszere. Célja a vállalati hatékonyság növelése és jobb vezetői döntések elősegítése, a döntéstámogatás.

Kontroller

A kontrollfeladatok ellátását a kontroller segíti. Részt vesz a szervezeti célkitűzés, tervezés és irányítás folyamataiban. Integrálja a különböző szervezeti egységek céljait és terveit, figyel a lehetőségek kiaknázására és kockázatok csökkentésére. Legfőbb feladata, hogy információkat biztosítson a döntéshozók számára, amelyhez nagy segítséget jelentenek az adatokat tároló ERP-rendszerek. Tehát a kontrollernek döntéselőkészítő szerepe van, azonban a döntéshozatalban már nem vesz részt.

Kontrolling feladatai

A kontrolling főbb feladatai

  • a célmeghatározás segítése,
  • tervezés,
  • mérés,
  • eltéréselemzés és
  • beszámolás.

Ezen feladatok ellátásához négy alappillére, a tervezésre, számvitelre, ellenőrzésre és az informatikai rendszerekre támaszkodik.

A tevékenység során a vállalati stratégiának megfelelő célokat tűznek ki, adatokat értelmeznek, következtetéseket vonnak le, és ezek alapján releváns információkkal látják el a menedzsmentet. Ezen információk főleg a költségek és eredmények összevetésére, valamint a teljesítmény elemzésére, tervezésére terjednek ki. A kontrolling nemcsak a múltbeli és aktuális tényadatokat vizsgálja, hanem a jövőbeli teljesítménnyel kapcsolatos terveket is készít.

Tervezés

A tervezés többféleképpen történhet:

  • Top-down tervezés: A központtól a vállalat egyes részei felé. Ez esetben a felsővezetés határozza meg a direktívákat, és az alsóbb egységek kidolgozzák a saját részterveiket.
  • Bottom-up tervezés: A vállalat részegységei határozzák meg a legfontosabb elemeket, a központ ezen elemeket jóváhagyja.
  • Ellenáramú tervezés: A tervezés párhuzamosan történik lent és fent is, a központ egyfajta keretet, keretrendszert határoz meg, és ezen belül az alsóbb szintek elkezdik kialakítani a stratégiájukat, majd a végén az elveket, célokat és konkrét lépéseket egyeztetik, összehangolják, tervalkut kötnek.

A tervezés magába foglal célokat és a célok eléréséhez szükséges konkrét lépéseket, akciókat, tehát azt, hogy milyen részfeladatokra van szükség, azokat ki, mikor és hogyan látja el. A tervezés főbb területei a következők:

  • Teljesítménytervezés: szervezet teljesítményének megtervezése, amelynek alapja, hogy az erőforrások és külső igények figyelembevételével megtervezzik, mennyit termeljen a vállalat
  • Költségtervezés: költségnemek, költséghelyek és költségviselők tervezése, termékek önköltségeinek meghatározása
  • Eredménytervezés: teljesítmény- és költségterv alapján a várható eredmény meghatározása
  • Pénzügyi tervezés: teljesítmény- és költségterv alapján a bevételek és kiadások meghatározása

Tervezés során nagyon fontos az időtáv is: különböző terveket lehet létrehozni rövid, közép és hosszú távon.

Mivel a tervek központi célokat szolgálnak, létfontosságú a különböző pénzügyi mutatókkal való mérésük a folyamat közben és végén is. Nem konkrétan az adatok begyűjtése a fontos, hanem egy olyan rendszer kialakítása, amely képes arra, hogy az adatok a megfelelő időben, megbízható módon és formában elérhetőek legyenek. A mérés során meg kell vizsgálni, hogy a tervezett költségekhez képest mekkorák lettek a tényleges értékek, hogyan teljesítenek az egyes vállalati részegységek és az egész vállalat. Ha valahol eltérést tapasztalunk, meg kell nézni, milyen irányú és mértékű a különbség az előzetes várakozásokhoz képest, és törekedni kell az eltérés okának feltárására – ezt hívjuk eltéréselemzésnek.

Visszacsatolás

Szintén a kontrolling feladata az információk és eredmények vezetőkkel való kommunikálása, a beszámolás és visszacsatolás, hiszen ez szükséges ahhoz, hogy a döntéstámogatási funkciót betölthesse. A menedzsment számára a kapott eredményeket értelmezésükkel együtt kell bemutatni, felhívva a figyelmet a lehetőségekre és veszélyekre, figyelve arra, hogy csak a releváns adatokat tárgyaljuk. Az, hogy mi és milyen formában számít relevánsnak, vállalat- és menedzsmentfüggő, ahogy a beszámolás gyakorisága is. A beszámolásból ki kell derülnie, sikerült-e elérni a kitűzött célokat, hogy hol és milyen mértékű eltérések voltak tapasztalhatók a vállalati működés során, illetve ennek milyen okai lehettek.

A beszámolási rendszernek illeszkednie kell a vezetők igényeihez, lényegre törő információkat kell, hogy tartalmazzon, illetve megbízható és átlátható kell, hogy legyen, mert csak így képes segíteni a döntéshozatalt. A döntéshozatal már nem tartozik a kontrolling hatáskörébe.

A kontrolling által mért területek

  • Idő: határidők betartása, folyamatok és tevékenységek ideje
  • Anyag: raktározás és anyagfelhasználás vizsgálása
  • Költség: valós és tervezett költségek elemzése
  • Humán erőforrás: teljesítménymenedzsment
  • Működési: hatékonyság elősegítése