A KPI (Key Performance Indicator, magyarul kulcs teljesítménymutató) olyan mérőszám, amely egy vállalat teljesítményét méri. Segítségével nyomon követik a vállalat eredményeit és összehasonlítják a saját célkitűzéseivel és a versenytársak eredményével. KPI lehet például a bevételnövekedés, nyereség, fogyasztói elégedettség vagy átfutási idő.
A KPI-ok iparáganként és vállalatonként különbözőek lehetnek, attól függően, hogy miben mérjük a sikerességet, mi áll a működés fókuszában és mi fontos a vezetőség és tulajdonosi réteg számára. Ebből következik, hogy minden vállalat egy kicsit különböző jellegű mutatókat fog választani ebbe a körbe, attól függően, milyen célokkal rendelkeznek. Egy KPI akkor jó, ha összhangban van a stratégiai célokkal. Például, egy szoftvercég, amely a leggyorsabban szeretne növekedni az iparágban, az éves bevételnövekedést fogja az egyik kulcs teljesítménymutatójának tekinteni, ezzel szemben egy összeszerelő üzem, ami minél hatékonyabban, alacsonyabb költségekkel akar működni, valószínűsíthetően az egységnyi költséghányadot választja mutatónak.
KPI-okat használhatunk nem csak összvállalati szinten, hanem egyes egységekre, részlegekre (sőt, dolgozókra) vonatkozóan is, és ennek megfelelően több fajtája is létezik. A KPI-okat üzleti elemző szoftvereken és beszámolókon keresztül mérik és követik nyomon.
KPI fajtái
Pénzügyi teljesítménymutatók
A vállalat pénzügyi teljesítményét helyezik a középpontba.
- Nettó nyereség: A nettó profit az egyik leggyakrabban használt mérőszám. Azt az összeget jelképezi, amely a vállalat zsebében marad, miután a bevételeiből levontuk az összes kiadást, adókat és kamatokat.
- Nettó és bruttó haszonkulcs: A nettó haszonkulcs megmutatja, hogy a bevételeinkhez képest mekkora a nettó nyereségünk. A bruttó haszonkulcs ezzel szemben a bruttó nyereségből indul ki, amely nem más, mint a vállalat nyeresége a termék gyártásával és értékesítésével kapcsolatos költségek levonása után.
- Current Ratio (likviditási mutató): Kiszámolásához a társaság forgóeszközeinek értékét kell elosztani a vállalat rövid lejáratú adósságállományával.
- Cash Flow: A vállalat operatív, pénzügyi és befektetési tevékenységéből származó készpénzforgalmat méri.
Fogyasztói teljesítménymutatók
Azt vizsgálják, hogy egy fogyasztó kiszolgálása mennyire hatékony, mekkora a fogyasztói elégedettség és mennyiben képes a vállalat megtartani a fogyasztói bázisát.
- Customer Lifetime Value (vásárlói életút érték): Ez az indikátor megmutatja, hogy egy adott ügyfél várhatóan mennyit fog összességében vállalat termékeire, szolgáltatásaira költeni.
- Customer Acquisition Cost (ügyfél-akvizíciós költség): Megmutatja, mennyit kell egy vállalatnak egy ügyfél megszerzésére költenie a marketingtevékenységtől kezdve az értékesítésig. Az ügyfél-akvizíciós költség összehasonlítva a vásárlói életút értékkel arról árulkodik, hogy összességében mennyire kifizetődő egy átlagos vásárló megszerzésére fordított energia.
Folyamat teljesítménymutatók
A vállalat működésének hatékonyságát mérik.
- Selejtes termékek arány: Ha a vállalat összehasonlítja, hogy az összes előállított termékhez képest hány selejtes terméket gyártott, rálátást nyer arra, mennyire hatékony a termelése, illetve hol szükséges javítani az egyes folyamatokon, hogy optimalizálni tudjon.
- Átfutási idő: Egy adott folyamat elkezdésétől a befejezéséig eltelt idő, amely magában foglalja a gépek állási idejét is.
Egyéb KPI-ok
- dolgozók felmondási aránya
- visszatérő vásárlók és új vásárlók aránya
- bevételnövekedés
- fogyasztói elégedettség
KPI meghatározásának folyamata
Az első lépés olyan operatív célok kitűzése, amelyek összhangban vannak a hosszú távú stratégiai célokkal. Ezután szükséges a tevékenység vagy vállalat fejlődésének mérésére szolgáló lehetséges eszközök feltérképezése. Ez azt jelenti, hogy meg kell határozni elsődleges és a hozzá tartozó másodlagos KPI-okat.
A célok eléréséhez elengedhetetlen, hogy befolyásoljuk a jelenlegi, esetleg még kedvezőtlen mutatókat. Ehhez az egyes célok megvalósításához felelősöket kell rendelni. Fontos, hogy arról is dönteni kell, milyen időközönként mérjék a fejlődést, milyen gyakorisággal ellenőrizzék a KPI-okat és ezáltal a sikerességüket.
KPI-ok előnyei
- a jól megválasztott mutatók átláthatóvá és nyomon követhetővé teszik a vállalat teljesítményét és működését
- információt biztosítanak a vezetőknek, hogy tudatosabb döntéseket hozhassanak
- segítenek a stratégiai célok elérésében
- betekintést nyerünk egyes részlegek nyereségességébe
- a dolgozók teljesítménye is mérhető
KPI-ok hátrányai
- ahhoz, hogy a KPI be tudja tölteni tényleges szerepét, huzamosabb ideig és sokféle adatot kell gyűjtenünk, amely komplikált és körülményes lehet
- a KPI-okat állandóan monitoroznunk kell
- a minőség romolhat, ha olyan KPI-okra fókuszálunk, amelyek a költséghatékonyságot helyezik előtérbe
- a nem megfelelően meghatározott KPI-ok félrevezetnek